Guia de compartilhamento seguro de documentos

Classifique o documento

Defina se é público, interno, confidencial ou restrito. A classificação orienta quem pode receber e quais controles aplicar.

Não use o mesmo fluxo para um panfleto público e uma planilha com dados pessoais.

Crie a versão de distribuição

Remova comentários e propriedades desnecessárias, revise conteúdo oculto e exporte para o formato adequado.

Preserve o original de trabalho em local controlado.

Escolha o canal

E-mail, link protegido e sistema corporativo oferecem controles diferentes. Considere autenticação, expiração e possibilidade de revogação.

Para conteúdo sensível, evite links públicos permanentes.

Feche o ciclo

Confirme recebimento quando necessário, revogue acessos temporários e aplique a política de retenção.

Aprenda com incidentes e atualize o checklist.

Exemplo prático

Um contrato precisa ser enviado a uma pessoa externa. A equipe classifica o documento, gera uma cópia de distribuição, verifica propriedades, escolhe um link com acesso restrito e define prazo. O processo considera o arquivo e o canal.

Passo a passo recomendado

1. Classifique sensibilidade e público.
2. Prepare a versão de distribuição.
3. Reduza informações desnecessárias.
4. Escolha canal, autenticação e expiração.
5. Revogue acessos e aplique retenção quando necessário.

Erros comuns

• Usar link público permanente para conteúdo restrito.
• Enviar a versão interna.
• Não testar permissões.
• Esquecer de encerrar acessos temporários.

Limitações e riscos residuais

Mesmo canais seguros não corrigem arquivos preparados de forma incorreta, e arquivos limpos não compensam permissões excessivas. Segurança depende da combinação.